Beschaffung Definition

Was ist Beschaffung?

Beschaffung ist die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, typischerweise für geschäftliche Zwecke. Die Beschaffung wird am häufigsten mit Unternehmen in Verbindung gebracht, da Unternehmen Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder Waren kaufen müssen, in der Regel in relativ großem Umfang.

Beschaffung bezieht sich im Allgemeinen auf den endgültigen Akt des Einkaufs, kann aber auch den gesamten Beschaffungsprozess umfassen, der für Unternehmen im Vorfeld der endgültigen Kaufentscheidung von entscheidender Bedeutung sein kann. Unternehmen können auf beiden Seiten des Beschaffungsprozesses als Käufer oder Verkäufer auftreten, obwohl wir uns hier hauptsächlich auf die Seite des einkaufenden Unternehmens konzentrieren.

Wichtigste Erkenntnisse

  • Beschaffung ist der Prozess des Einkaufs von Waren oder Dienstleistungen und bezieht sich in der Regel auf Geschäftsausgaben.
  • Die geschäftliche Beschaffung erfordert die Vorbereitung, die Beschaffung und die Zahlungsabwicklung, an der in der Regel mehrere Bereiche eines Unternehmens beteiligt sind.
  • Beschaffungsausgaben können in verschiedene Kategorien fallen, je nach Beschaffungsbedarf.
  • Bei den meisten groß angelegten Beschaffungsprozessen, an denen mehrere Bieter beteiligt sind, findet ein Ausschreibungsverfahren statt.

Wie die Beschaffung funktioniert

Beschaffung und Beschaffungsprozesse können einen beträchtlichen Teil der Ressourcen eines Unternehmens in Anspruch nehmen. Beschaffungsbudgets geben Managern in der Regel einen bestimmten Wert vor, den sie ausgeben können, um die benötigten Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen. Der Beschaffungsprozess ist oft ein wichtiger Teil der Unternehmensstrategie, da die Möglichkeit, bestimmte Materialien oder Dienstleistungen zu kaufen, darüber entscheidet, ob der Betrieb profitabel sein wird.

In vielen Fällen werden die Beschaffungsprozesse durch Unternehmensstandards diktiert, die oft durch Kontrollen der Kreditorenabteilung des Rechnungswesens zentralisiert werden. Der Beschaffungsprozess umfasst die Vorbereitung und Bearbeitung einer Anforderung sowie den abschließenden Empfang und die Genehmigung der Zahlung.

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Umfassend kann dies die Einkaufsplanung, die Festlegung von Standards und Spezifikationen, die Lieferantenrecherche, die Auswahl, die Finanzierung, die Preisverhandlung und die Bestandskontrolle beinhalten. Daher benötigen viele große Unternehmen für eine erfolgreiche Beschaffung die Unterstützung von mehreren Unternehmensbereichen.

Chief Procurement Officers

Einige Unternehmen entscheiden sich sogar für die Einstellung eines Chief Procurement Officers, der diese Bemühungen leitet. Ein Chief Procurement Officer kann die Festlegung von Beschaffungsstandards überwachen, mit der Kreditorenbuchhaltung zusammenarbeiten, um die Integration von Beschaffungsstandards und eine effiziente Bezahlung sicherzustellen, und in Beschaffungsteams mitarbeiten, die Beschaffungsentscheidungen treffen, wenn es mehrere konkurrierende Angebote gibt.

Insgesamt werden die Beschaffungskosten in die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens integriert, da die Beschaffung den Erwerb von Waren und/oder Dienstleistungen für die Umsatzziele des Unternehmens beinhaltet.

Umfassend kann die Beschaffung Unterstützung aus mehreren Bereichen eines Unternehmens erhalten.

Finanzbuchhaltung

Die Beschaffungsabwicklung kann aus mehreren Blickwinkeln betrachtet und analysiert werden. Unternehmen und Branchen werden unterschiedliche Wege haben, die Beschaffung von direkten und indirekten Kosten zu managen. Güterunternehmen werden im Vergleich zu Dienstleistungsunternehmen auch unterschiedliche Wege der Kostenverwaltung haben.

Direkte vs. Indirekte Beschaffungskosten

Direkte Ausgaben beziehen sich auf alles, was mit den Kosten der verkauften Waren und der Produktion zusammenhängt, einschließlich aller Artikel, die Teil der fertigen Produkte sind. Für produzierende Unternehmen kann dies von Rohstoffen bis hin zu Komponenten und Teilen reichen. Bei Merchandising-Unternehmen gehören dazu die Kosten, zu denen Waren von einem Großhändler für den Verkauf eingekauft werden.

Bei Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind die direkten Kosten in erster Linie die Lohnkosten der Mitarbeiter, die Dienstleistungen erbringen. Die Beschaffung von Artikeln, die zu den Selbstkosten gehören, wirkt sich direkt auf den Bruttogewinn eines Unternehmens aus.

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Im Gegensatz dazu handelt es sich bei der indirekten Beschaffung um nicht produktionsbezogene Einkäufe. Dies sind Einkäufe, die ein Unternehmen zur Erleichterung seiner Geschäftstätigkeit verwendet. Die indirekte Beschaffung kann ein breites Spektrum an Einkäufen umfassen, wie z. B. Büromaterial, Marketingmaterialien, Werbekampagnen, Beratungsleistungen und vieles mehr. Unternehmen haben in der Regel unterschiedliche Budgets und Prozesse für die Verwaltung der direkten Kosten im Vergleich zu den indirekten Kosten.

Buchhaltung für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

Die Beschaffung ist Teil des Kostenprozesses für alle Arten von Unternehmen, aber Waren- und Dienstleistungsunternehmen verbuchen Einnahmen und Kosten unterschiedlich. Daher unterscheidet sich auch die Buchhaltung für beschaffte Waren von der Buchhaltung für beschaffte Dienstleistungen.

Unternehmen, die sich auf Waren konzentrieren, müssen sich mit der Beschaffung dieser Waren als Vorrat beschäftigen. Diese Unternehmen legen in diesem Bereich großen Wert auf das Supply Chain Management. Dienstleistungsorientierte Unternehmen erbringen Dienstleistungen als primäre Einnahmequelle, so dass sie nicht unbedingt so stark auf eine Lieferkette für Bestände angewiesen sind, obwohl sie möglicherweise Waren für technologiebasierte Dienstleistungen kaufen müssen.

Im Allgemeinen basieren die Umsatzkosten für viele Dienstleistungsunternehmen auf den Arbeitskosten der Mitarbeiter, die die Dienstleistung erbringen, so dass die Beschaffung als direkter Kostenfaktor keine große Rolle spielt. Dienstleistungsunternehmen werden jedoch in der Regel höhere relative indirekte Kosten haben, da sie typischerweise ihre eigene Beschaffung als indirekten Aufwand über das Marketing abwickeln.

Besondere Überlegungen

Ausschreibungen sind Bestandteil der meisten Geschäfte, an denen mehrere Bieter beteiligt sind. Der Ausschreibungsprozess für Waren ist in der Regel einfacher als für Dienstleistungen. Beschaffung ist auch der Begriff für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen im Auftrag der Regierung, die ihre eigenen Ausschreibungsverfahren und Anforderungen hat.

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Ausschreibungen für alle Arten von Gütern beinhalten in der Regel Angebote, die den Stückpreis, die Versand- und Lieferbedingungen detailliert angeben. Ausschreibungen für die Beschaffung von Dienstleistungen können komplexer sein, da sie eine Vielzahl von Dingen beinhalten können, wie z. B. beteiligte Personen, technologische Dienstleistungen, Betriebsabläufe, Kundenbetreuung, Schulungen, Dienstleistungsgebühren und mehr.

In jedem Fall wählt der Anbieter von Angeboten den Lieferanten aus, mit dem er zusammenarbeiten möchte, und zwar sowohl nach betriebswirtschaftlichen Aspekten als auch nach den Kosten. Der Bieter ist dann für die Abrechnung der Kosten in Abhängigkeit von den vereinbarten Waren oder Dienstleistungen verantwortlich. Regierungsbehörden und große Unternehmen können sich dafür entscheiden, Beschaffungsangebote auf jährlicher oder planmäßiger Basis einzuholen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin die besten Beziehungen für ihr Geschäft pflegen.

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